Para Servinformación ofrecer una experiencia de usuario más fluida, ha sido la forma de transformar y culturizar el uso de herramientas colaborativas como Google Workspace; esta solución aporta numerosas ventajas para mejorar el flujo de trabajo de forma inteligente tanto en profesionales como en las empresas. Asimismo, la inteligencia artificial cada vez toma más fuerza en el ámbito empresarial, razón por la cual Google ha lanzado Gemini, una inteligencia artificial generativa que reduce aún mucho más tiempos y podría convertirse fácilmente en la mano derecha de cualquier persona que use Workspace.

Según un informe emitido por Gartner en 2023, el uso de herramientas colaborativas como Workspace, puede representar un ahorro de 171 horas de trabajo por usuario al año y algunas de las ventajas más destacadas por las cuales, las empresas optan por integrar estas herramientas son el ahorro de presupuestos, al obtener una herramienta de correo electrónico completa para archivos disponibles en la nube. Otra ventaja importante es la privacidad y seguridad que ofrece Workspace a los administradores, dando control empresarial sobre la configuración del sistema y de las aplicaciones. Asimismo, Workspace es una solución multidispositivo, que sincroniza automáticamente la información, permite consultarla y editarla, incluso si no está conectado a internet. Es fácil de usar y maneja funcionalidades básicas y por supuesto, todas las herramientas de Workspace están diseñadas para trabajar en equipo e integradas entre sí, lo que facilita la usabilidad entre distintos miembros o departamentos de la empresa, generando productividad y comunicación fluida.

¿Pero cómo podría usar IA Generativa Gemini en Workspace?

Lo primero es entender que Gemini es el resultado de la mezcla de Google Duet AI y Bard, ambas, inteligencias artificiales que ya no tienen funcionamiento por sí mismas, sino que sus bondades han sido integradas a Gemini. Esta es la Inteligencia Artificial Generativa de Google aplicable a herramientas de Workspace como Gmail, Meet, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.

Diferente a las demás IA, Gemini posee una green flag que la destaca entre las demás, y es la seguridad de la información, pues al integrarse como una IA asociada a una cuenta de Google, permite que la información que se otorgue o se reciba sea tomada del mismo comportamiento de la cuenta asociada, evitando así, que información confidencial como correos corporativos, informes, documentos, etc sea expuesta a una red completamente abierta como es el caso de las demás IA.

“A la inteligencia artificial hay que hablarle como a los niños. Es literal. Empezar a usarla no es complejo, solo se requiere ser lo más específico posible. Entre más información se le de a la IA, más específica y acertada será su respuesta”, señaló Fernando Barrera, Gerente de Google Workspace en Servinformación.

Aquí le damos tres ejemplos fáciles y prácticos si desea empezar a usar Gemini y no sabe muy bien cómo hacerlo:

• Responder correos electrónicos
  Responder correos puede ser una de las tareas que más tiempo demanda para los trabajadores. Gemini, al ser IA Generativa otorga respuestas propias, de manera que sea como redactada por la misma persona y no por IA. En la práctica, hacerlo es tan fácil como decirle: “Responde a este correo que sí” y Gemini se encargará de otorgar una respuesta mucho más elaborada que un “sí” con base al comportamiento que tiene la cuenta asociada en cuanto a los patrones de respuesta a ciertos remitentes, la forma de saludar y despedirse, entre otros. Por supuesto, no está de más revisar la respuesta obtenida antes de enviarla.

• Resumen de textos, informes, documentos, etc.
  Cuando se habla del ámbito corporativo, se puede decir que también se habla de confidencialidad, y aunque resumir un determinado texto puede ser una función que cumplan otras IA, lo mejor sería no exponer información confidencial a una red global completamente abierta. Por lo que Gemini, podría ejecutar la misma función pero encriptando la información y guardándola únicamente en el correo asociado. Además en sus bondades generativas, no solo podría entregar un resumen, sino además, podría hacer un análisis de gráficas o responder preguntas específicas sobre el texto indicado.

• Organización de proyectos
  Como si fuera un asistente o su mano derecha, una de las bondades más atractivas de Gemini, es su capacidad de organizar proyectos. Con tan solo decirle el tipo de proyecto, el número de fases y el tiempo de ejecución que necesita, esta IA Generativa le podrá entregar qué actividades debería realizar, el tiempo que demanda cada una, las tablas y/o gráficos asociados, entre otros.