La Universidad Técnica del Norte (UTN) implementó, desde 2013, un moderno campus digital que cuenta con Office 365, tecnología utilizada en el quehacer investigativo, académico y de comunicación.

Estudiantes, profesores y demás trabajadores utilizan una serie de herramientas electrónicas que permiten que, principalmente, la comunicación sea más dinámica y eficaz. Por ejemplo, los alumnos pueden acceder a aulas virtuales desde su casa e interrelacionarse en tiempo real con sus maestros, dejar grabadas sus inquietudes para que el profesor las responda más tarde, e incluso el maestro que debe ausentarse puede dejar pregrabada su clase.

Office 365 cuenta con una serie de herramientas, pero una de las más utilizadas es Yammer, una red social corporativa que la UTN la implementó con el objetivo de que la comunicación sea más fluida y directa.

Esta red se la utiliza para 4 procesos: comunicación interna; gestión de talento humano para enganchar al personal administrativo y al cuerpo de docentes; gestión académica entre estudiantes y profesores; y el proceso tecnológico para apoyar a todas estas estrategias.

En Yammer se pueden realizar chats y videollamadas, gracias a Skype for Business, lo que ayuda a que la comunicación sea directa y evita la acumulación de correos electrónicos que ocupan espacio de almacenamiento. Además, con Office Video se puede acceder a clases pregrabadas como las de inglés, así el estudiante pueden autoeducarse. Además, desde esta red se pueden contactar con redes externas de otras universidades o unidades de investigación.

Yammer fue concebido como una red social corporativa que facilita la comunicación entre los empleados. La UTN decidió aplicarla en los procesos educativos. “Yammer es un espacio virtual para postear ideas y aspectos académicos”, dice Alexander Guevara, coordinador e implementador de Office 365 en la UTN, y agrega que se incorporará un sistema de banco de ideas para generar una red de emprendimientos.

Office 365 también solucionó los problemas de capacidad de almacenamiento que tenía la UTN. La información se guarda en “la nube”, en lugar de residir en un servidor doméstico o empresarial. Guevara explica que con los antiguos dispositivos de almacenamiento se corría el riesgo de que se pierda la información, de que no haya disponibilidad o haya inconsistencia de datos, mientras que la “nube” les da seguridad, privacidad y confidencialidad.

Office 365 cuenta con 1 terabyte de almacenamiento por cada usuario, y en su sistema de correo electrónico Outlook tiene un espacio de 50 gigas por cada uno. “Las necesidades de almacenamiento, un mejor manejo de la información y el mejoramiento de la colaboración entre docentes y estudiantes, así como mayor productividad dentro y fuera del aula, nos hicieron pensar que necesitábamos una solución integral. Así conocimos el servicio SaaS (Software as a Service) de Microsoft disponible en las soluciones de Office 365, entre ellas la plataforma institucional Yammer, Skype for Business y OneDrive”, comenta Guevara.

Actualmente, el sistema cuenta con 16.642 usuarios de la UTN, 90% de la comunidad universitaria está dentro del sistema, aquí se incluyen a los 583 docentes, 8.453 alumnos, 7.150 exalumnos, 384 administrativos y 72 directivos.

Según Paulina Paredes, gerente de Mercadeo y Relaciones Públicas de Microsoft en Ecuador, estas soluciones que ofrece Office 365 se utilizan a escala mundial. En Ecuador existen 185 mil usuarios pertenecientes a universidades; la UTN —según Paredes— es la que más usuarios tiene de Yammer en América Latina.

De acuerdo con Guevara, el parque tecnológico de la universidad cuenta con más de 1.500 equipos, esta sería la inversión más grande que hizo la UTN, la cual ascendería a alrededor de $ 50 mil. Además, pusieron especial atención en que la conectividad sea eficiente, con cobertura completa del campus universitario.

“Esto va a permitir, adicionalmente, incorporarnos a redes locales, nacionales e internacionales, a redes académicas, de investigación, de vinculación y a redes de gestión universitaria que se pueden desarrollar a nivel de directivos y universitarios. […] No podremos viajar a muchos de los eventos internacionales, pero podremos engancharnos con mayor facilidad a través de aulas virtuales y a través de algunas de estas herramientas”, explica Miguel Naranjo, rector de la UTN. Agregó que al momento están trabajando en una plataforma para que la UTN sea también una universidad virtual que oferte carreras de grado y programas de posgrado vía Internet.

Según Naranjo, para llevar a cabo un moderno campus tecnológico, estudiantes y maestros tuvieron que cambiar de paradigma sobre cómo deben relacionarse, de este modo se impulsó el uso de estas herramientas para facilitar y mejorar la comunicación en la educación.

Además de estas aplicaciones, Office 365 cuenta con Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher y Access, entre otros. Se lo puede instalar en varios dispositivos como PC y Mac, teléfonos, tabletas Android, iPad y iPhone. (I)