Quizá el correo electrónico es uno de los textos a los que nos enfrentamos cada día con mayor frecuencia, pues este prácticamente ha desplazado a la carta, especialmente en el caso de las comunicaciones profesionales. En la actualidad es mucho más fácil, rápido y efectivo enviar un correo electrónico y, por eso mismo, debemos poner mucha atención en cómo lo escribimos.

Como primera recomendación, debemos tener en cuenta a quién nos dirigimos, pues eso determinará el lenguaje que usemos. Cuando escribimos a un amigo, obviamente utilizamos un lenguaje coloquial; sin embargo, no podemos utilizar este tipo de lenguaje si nos dirigimos a un colega de trabajo (en el contexto laboral, aunque sea nuestro amigo), a un jefe o a un nuevo cliente. Cuando redactamos el correo en un contexto formal, es importante que evitemos ciertos elementos que estamos habituados a utilizar en la comunicación informal actual, como textos cortados, abreviaturas o emoticones.

Asimismo, debemos evitar escribir en mayúsculas palabras completas o, lo que es peor, todo el mensaje. Pensemos que las mayúsculas en un texto escrito equivalen a gritar, así que debemos evitarlas y usarlas solo cuando sea necesario. Esto también se aplica al título o ‘asunto’ del mensaje. En relación con el ‘asunto’, este debe ser lo más conciso posible, pues es la parte más importante del correo. El ‘asunto’ debe sintetizar el cuerpo del texto, por eso es recomendable evitar títulos vagos como ‘Reunión’ o ‘Mensaje importante’.

En cuanto al cuerpo del mensaje, este no debe ser muy largo. Si bien Internet nos permite redactar mensajes extensos, es preferible que nuestro correo electrónico no tenga más de tres párrafos y que estos estén claramente diferenciados con un espacio entre ellos. Las oraciones deben ser cortas y concisas, para que nuestro lector no tenga problemas para entender el mensaje. Uno de los principales inconvenientes de los correos electrónicos es, precisamente, que las oraciones son muy largas y no están bien delimitadas; por eso debemos estar muy atentos a la puntuación.

También debemos poner mucha atención a cómo saludamos y cómo nos despedimos. En el saludo del correo electrónico podemos utilizar fórmulas como ‘Estimado’ o ‘Querido’ (esta última si se tiene más confianza con el interlocutor). Se puede añadir la profesión o el nombre, si tenemos confianza. No olvidemos que después de la fórmula de saludo se usan dos puntos y no una coma. En cuanto a la despedida, es suficiente con un ‘Atentamente’ o un ‘Saludos cordiales’, seguidos de una coma.

Aunque parezca algo muy común y tengamos mucha experiencia en escribir correos electrónicos, nunca está de más tomar en cuenta estas pautas de ‘netiqueta’, que harán sencilla la comunicación.