El 5 de junio pasado se llevó a cabo el seminario internacional de Organización de Eventos Culturales con Ceremonial y Protocolo en la Casa de la Cultura Ecuatoriana Benjamín Carrión.

Pamela Ron, una de las expositoras y perteneciente a Data Eventos, empresa organizadora del taller, explicó a DESDE CERO algunas de las particularidades de un evento corporativo.

¿Qué implica organizar un evento?
Siempre hay un antes, durante y un postevento. Se necesita trabajar al menos 2 meses antes para que el evento sea de calidad. No se puede organizar uno de un día para el otro. Siempre tiene que estar en contacto con su futuro cliente para que ese evento salga bien, por ejemplo, las bodas que se preparan con un año de anticipación. Si usted es un organizador de eventos, debe responder a las siguientes preguntas en una primera reunión: qué quiere el cliente, qué gustos y preferencias tiene.

En una siguiente fase el equipo de trabajo que organizará el evento pondrá en pauta todo lo que el cliente requirió y procederá con la planificación. En una segunda reunión se le explicará al cliente todos los lineamientos que habrá en su evento y se procede a buscar proveedores de catering, flores, un maestro de ceremonia, música. Este último debe estar bien capacitado.

Otra etapa fundamental, la más importante, es la coordinación del día del evento en la que se prevé el minuto a minuto del cronograma de actividades y en el postevento se trata de hacer una evaluación para mejorar en el futuro lo que haga falta. Se puede hacer una encuesta a los asistentes y al mismo cliente.

¿Cuáles son los puntos estratégicos a tomar en cuenta para un evento?
La persona que está a cargo de llevarlo a cabo debe estar atenta a todos los detalles, por ejemplo, la ubicación de la bandera, la posición de los invitados según su jerarquía en una mesa presidencial, dónde se debe ubicar un invitado de honor, qué persona va a hablar primero, quién le va a seguir. Para un evento, primero se debe hacer una lista de invitados y luego el cronograma de actividades. Toma tiempo, pero debe ser calculado por su valor estratégico.

Si hablamos de un caso corporativo, la ubicación de la persona con la que me interesa cerrar un negocio será importante. Existen 2 tipos de mesas: a la inglesa o a la francesa. Para eventos corporativos, se utiliza a la francesa, donde las personas de más importancia estarán sentadas en el medio, es decir, los representantes de la empresa anfitriona y los invitados de honor. Se sentarán de derecha a izquierda, según su importancia. Las personas que tienen que firmar un acuerdo o cerrar un negocio deberán estar en constante cercanía.

En el caso del lanzamiento de un producto ¿qué detalles importan?
El evento significará al menos el 90% del éxito del lanzamiento del producto. Se trata de que la gente quede satisfecha con el evento, por lo tanto el trato al cliente es importante, igual la forma de recibir a los invitados y asistentes, en general, con amabilidad o de manera descortés. Otra impresión que es percibida por el cliente es la ambientación: la decoración, la música, el olor, lo que se va a degustar y el recuerdo. Trabajamos con los 5 sentidos.

En los restaurantes de comida rápida, la música suele ser dinámica para que los clientes no se queden por mucho tiempo.
Exacto, pero en el caso de un restaurante de etiqueta tendremos un período de comida de una hora y media hasta 2 horas, por lo que la música debe ser relajante y que permita conversar a los clientes. Esto también se debe tomar en cuenta para definir el horario de atención de un local.

¿Cuánto se debe invertir en la organización de un evento?
El presupuesto dependerá de la magnitud del evento, por ejemplo, un organizador de eventos puede realizar una orden del día que no tiene un costo elevado. Casi siempre es al revés el organizador de eventos le pregunta al cliente cuál es su presupuesto y con ello se realiza, adaptándose a las posibilidades del cliente.

En el caso de no tener presupuesto para contratar un organizador de eventos, ¿qué debe hacer un emprendedor para, por ejemplo, inaugurar su restaurante?
Todos hemos sido y seremos en algún momento un anfitrión. Para inaugurar un restaurante, debo tener claro a qué público quiero llegar. Primero invito a mis familiares y en segundo lugar tomo en cuenta a invitados estratégicos como organizadores de eventos, hoteles, empresas. Con esa lista de invitados ahora debo pensar en cómo quiero llegar a mis futuros clientes. Las invitaciones pueden ser informales o formales dependiendo del target y el tipo de evento.

En tercer lugar, está el tipo de catering que ofrecerá para que los invitados recomienden el restaurante, y lo que nunca puede faltar es el merchandising para los asistentes. No tiene que ser cualquier recuerdo, es mejor si este es útil y tiene el logotipo de la empresa porque así será más probable que los clientes tengan la tengan más presente, debido a que visualizarán el signo distintivo recurrentemente.

¿Qué errores se deben evitar en la organización de un evento?
Muchas veces no se capacita a los meseros que se contrata para el evento. Aunque sean los propios familiares, se los debe preparar para dar una atención de calidad adecuada a los invitados. Otro error es cuando llegan invitados inesperados, por ello se debe tener una buena organización de los puestos. Una de las mesas se debe prever para ese invitado inesperado; aunque esto no suele suceder en eventos exclusivos, en otro tipo de eventos como los sociales, sí puede pasar.

Asimismo en esa estructuración se debe tomar en cuenta las necesidades específicas de cada invitado, por ejemplo, si es vegetariano, vegano, tiene alguna alergia o alguna discapacidad, para ponerlo al final de la mesa y que no tenga problemas de movilidad. Siempre se debe tener un plan de seguridad y contratar un seguro para el día del evento por cualquier catástrofe que pueda pasar. En el caso de algo menos grave pero, aun así importante, como que no llegue la banda contratada para tocar en el evento o si falta un arreglo de flores, se debe tener una amplia cartera de proveedores para resolver el problema. (I)