La Subsecretaría Técnica de Memoria Social y la Dirección de Bibliotecas  implementaron el Sistema Integral de Gestión de Bibliotecas, basado en tecnología KOHA (software libre), para la Red de Bibliotecas del Ministerio de Cultura y Patrimonio, constituida por once estanterías localizadas en Ibarra, Quito, Riobamba, Cuenca, Loja, Esmeraldas, Portoviejo, Bahía de Caráquez, Manta y Guayaquil.

Este sistema permite que los usuarios puedan acceder a un catálogo en línea con la información de los libros, periódicos y revistas, entre otros, que se encuentran en cada una de las once bibliotecas, cuyos contenidos están relacionados con las Ciencias Sociales, Cultura y Arte.

Marco Guerrero, vocero de la Subsecretaría de Memoria Social, explicó que el público en general, así como los especialistas, pueden encontrar variado material bibliográfico relacionado principalmente con materias como: historia, arqueología, antropología, geografía, cartografía, sociología, literatura, filosofía, arte y cultura.

Las bibliotecas del Ministerio de Cultura y Patrimonio albergan aproximadamente 383.000 bienes bibliográficos, entre libros, revistas, periódicos, mapas y atlas, en su mayoría patrimoniales, que datan desde 1480 hasta la actualidad.

En diálogo con este Diario, el director de Archivos del Ministerio de Cultura y Patrimonio, Wilson Casimiro Vega, explicó más detalles de este proceso integral de información bibliográfica y de archivo, a propósito del Día Internacional de los Archivos, que se celebra hoy.

¿De dónde nace este sistema?
Koha fue creado en 1999 por Katipo Communications para la Horowhenua Library Trust, en Nueva Zelanda. Koha es el primer software libre y de código abierto para automatización de bibliotecas de todo tipo. Koha incluye módulos para circulación, catalogación, adquisiciones, publicaciones periódicas, reservas, gestión de socios, relaciones entre sedes y mucho más.

¿Por qué se escogió un software libre?
Para dar cumplimiento al Decreto Ejecutivo No. 1014, en el que estipula en su artículo 1: “Establecer como política pública para las entidades de la Administración Pública Central la utilización de Software Libre en sus sistemas y equipamientos informáticos”.

¿Cuáles son los antecedentes de este sistema?
En el Ecuador fue la Escuela Politécnica Nacional en la Escuela Eléctrica la que inició la aplicación y uso de este Sistema Integrado de Bibliotecas. El Ministerio de Cultura y Patrimonio inició el proceso en el año 2010 para ser implementado en el Sistema Nacional de Bibliotecas del Ecuador (Sinabe) y dicho proyecto se cristalizó en el año 2013. Actualmente existen algunas bibliotecas que han implementado este sistema, entre ellas tenemos la Biblioteca Nacional, Ministerio de Relaciones Laborales, Ministerio de Inclusión Social, etc.

¿Cómo se hizo el cruce de información y en qué tiempo?
Nuestras bases de datos estaban catalogadas en el sistema Win-Isis, desarrollado por la Cepal para bibliotecas de América Latina. De este sistema se migraron la información a una hoja Excel en la que se depuró la mayor parte de la información. A partir de esta hoja se migraron los datos al Sistema Koha que trabaja con el formato MARC 21.

¿Cuántas personas intervinieron en cada uno de estos procesos?
Intervinieron alrededor de 6 personas en todo el proceso.

¿Cuántos textos están a disposición del usuario?
Están a disposición del usuario alrededor de 383.000 bienes bibliográficos de las 11 bibliotecas que conforman la Red de Bibliotecas del Ministerio de Cultura y Patrimonio.

¿Hay que inscribirse primero antes de acceder a la información?
Sí, el sistema exige que los usuarios se registren en el sistema KOHA.

¿Quiénes no pueden acceder al sistema?
No hay restricciones, es abierto para todo público.

¿Qué especificaciones hay que llenar para obtener la información deseada?
Simplemente tener un tema de consulta o de información.

¿Se puede acceder a la red a través de un smartphone y una tablet?
Desde cualquier sitio que tenga conexión a Internet.

¿El material consultado es actualizado?
Las bibliotecas de la Red del Ministerio de Cultura y Patrimonio disponen de información actualizada.

¿Habrá una segunda parte del sistema?
Se irán integrando otras bibliotecas públicas del país.

¿Cuál es el siguiente paso?
Socializar el Sistema para que las demás bibliotecas públicas se vayan integrando al Sinabe.

¿Cuándo estará listo?
Esperamos que para el año 2015 se integren varias bibliotecas al Sistema Koha.

¿Se sigue actualizando la información y cómo se lo hace?
Todas las publicaciones que ingresan a la Red de Bibliotecas se procesan directamente en el Sistema Koha.

¿Cómo se hace la búsqueda de información?
Se debe ingresar al sitio web: biblioteca.culturaypatrimonio.gob.ec

¿Se la puede copiar, pegar e imprimir?
Al realizar las búsquedas respectivas aparecen los datos del libro o revista.

¿Cómo controlan ustedes el número de visitas recibidas y cuál es la meta?
El sitio web tiene un contador automático de usuarios del Sistema Koha.